最近はパソコン操作も「特技」とみなされるより、操作できて当り前の時代になっ
てきました。
一般に定期採用として入社する場合は多くの企業では「新社員教育」なるプログラム
の基で教育を受け、最小限のパソコンのレベルアップは図れると思います。その後は
実務に即して自己研鑽によりレベルアップを図ることとなります。問題は中途採用と
しての就職をしようとする時、即戦力が要求されるため何を自己PRするかです。その
一つが社会で公認されているマイクロソフト主催の、パソコン（Word,Excel）の利用
レベル度を図る認定試験「MOUS」です。
　パソコンインストラクターとしての目標があるならば別ですが、そうでなければ
「一般」レベルの認定で十分です。但し試験内容は特定の分野があるわけでは有りま
せん。従って幅広い内容の操作が要求されます。
　そこで勉強方法の焦点を絞るため「MOUS」試験のための参考書を書店で買い求めま
す。この場合過去の問題と回答を収録したCDが付録されているものを選びます。教材
はこれだけです。
　方法としてどんな方法がよいかについて経験に基づきお話します。
　MOUS試験は制限時間内に幾つかの問題を解くこととなります。時間的な余裕は全く
無いと考えたほうがよろしい。つまり一発正解を出せるような訓練をすることです。
操作ミスをし、やり直すことが殆どないように訓練することです。問題集に対して正
解ができるよう、繰り返し練習をすることです。もちろん練習に対しては本番さなが
らに集中し、制限時間を設け、時間内に全問回答できるようになることを目指して訓
練することです。
　最初は時間不足で全問回答は恐らく困難と思います。できなかったものはあらため
てその問題を理解したうえで回答を試みます。これを何度も繰り返します。回を重ね
ると即効的に操作の手が動き回答に走る程になります。80％以上の回答率となればOK
とします。本番は同じ問題とは限りませんが、類似問題です。この練習がきっちりと
できていれば合格です。これらの問題は「容易なことをすばやくこなす」といった性
質の問題です。訓練あるのみです。

日常業務の効率化
　アプリケーションソフトExcelは一般に馴染みのある表計算用ソフトです。これに
VBAの機能が含まれていることは知られていても、「マクロの記録機能」があること
はあまり知られていないのではと思われます。
　これはVisual Basic for Application のことで、「マクロの記録」モードでExcel
の基本機能を利用して動作をさせると自動的にマクロ文（プログラム）が記録される
機能を有していることです。この機能を活用すればいとも簡単に日常業務の自動化が
図れます。今回はこれについてのガイダンスをしたいと思います。
　一般に日常事務業務の中でどんな作業がされているかをみますと、単なる加減乗除
計算作業、、宛先の記入、見積書の作成、納品書、請求書、領収書の発行等などの転
記作業、繰り返しの技術計算、統計値の算出・・・などです。
　従って、これらを初回実行する時に「マクロの記録」モードにて実行します。その
後マクロ文を呼出しそのマクロ文を一般化するために編集をしマクロ文を完成させま
す。以降は画面上に設定したボタンをワンクリックで同じ動作を一気に実行させるこ
とができます。
　このとき必要になるものは所謂データベースです。　これらは特に変わったもので
はなく、顧客リスト、商品名リスト、材料リスト、各種定数・・・です。これらを別
のシート上に作成しておき、必要に応じてデータベースから該当セル内容をコピー、
貼付を行えば大部分の書類作成はできます。　
　技術計算なども基本機能を使用し、「マクロの記録」モードにて実行すれば難なく
計算式のマクロ文は作成されます。以後はセル内の数値を変更するのみで答えは即算
出されます。Excel画面上で計算式を入力したのみの状態ですと計算式を抹消してし
まうことがあります。複雑な計算式の場合は再度入力するのも大変です。ボタンをワ
ンクリックでマクロ文から計算式を入力すれば問題は解消です。
　業務改善に取り組もうとされている方、取り組み中の方、気軽に使おうExcel
VBA。生むは案ずるより易し。一度試してみて下さい。きっと病みつきになります。
　

業務上のHPは一般にそれなりの業者が色々なHP作成ソフトを利用して作成していま
す。
ここでは特別なHP作成ソフトは利用しないで作成する方法を紹介します。Windowsの
Word、ExcelのみでHP作成ができることを、ひょっとするとご存知ないのではと思い
ます。
　Word及びExcelの基本機能を理解しておれば即HP作成はできます。つまり自分なり
に好きなように、いつでも編集ができ、どんどん内容を更新し、常に新規性に富ん
だ、魅力あるHP作成ができます。
　最近パソコンを購入すると「ホームページビルダー」なるHP作成用アプリケーショ
ンソフトがプリインストールされています。これはそれなりに色々な効果的なHP作成
のツールが入っています。しかしこれらのソフトなしでもかなり特異性のあるHP作成
ができます。
　作成の前にインタネット等接続のために契約しているプロバイダーからHPのアドレ
スを取得します。
次に作成したHPをアップローディングするためのソフト、「FFTP」叉は「FTP」をイ
ンターネットからダウンロードします（無料＝フリーウエア）。
さらに少しこったHPを作りたい場合はフリーウエアーの「GIFアニメ」をダウンロー
ドします。これはアニメーション（動画）を作成するソフトです。
　さてHP作成はどうするかです。一般にはWordで作成します。時に、思ったような構
成ができないことがあります。こんな時にExcelを活用すると解決することがありま
す。この意味でWordとExcelを利用したHP作成となるわけです。
　Wordを立上げタスクバーの「Webレイアウト表示」のシート面とします。このシー
ト面で編集するとインターネットで開けた時に見える状態でのレイアウトとなりま
す。
　一般的にはWordで文章、表、図の挿入、写真の挿入などで頁を作成します。一つの
内容のファイルを作成したら保存をします。HP作成のポイントは、保存する時はタス
クバーの「ファイル」→「Webページとして保存」をクリックし保存することです。
当然ファイルネームを付けますが注意点はインターネットでHPを開いたときに、最初
に表示されるトップページのファイルネームは「index」とすることです。
　その他の異なった内容のファイルは独立したファイルネームで自由につければよろ
しい。それぞれのファイルの呼び出しは頁編集時にリンクを張ります。これに対して
はタスクバーの「挿入」→「ハイパーリンク」によりリンク先を設定できます。
　タスクバーのグループに「Webツールバー」があります。これにチェックマークを
入れ画面上に表示させておきます。これらの機能を利用すると頁を開いたときのBGM
などを挿入することができます。より効果的なHP作成ができます。
　タスクバー「書式」→「フレーム」→「新しいフレームの作成」により画面をフ
レームで区切り、例えばフレームの一部のみをリンクにより変更するなど、より変化
に富んだ画面構成ができます。
　Excelで作成した画面も保存時に「Webページでとして保存」で保存すれば即イン
ターネットで開けられる頁が作成されます。リンクなどに関してはWordの場合と全く
同じ方法で設定できます。
　フリーウエアーの「Gifアニメ」はオリジナルのアニメーション作成に利用しま
す。色々なHPを見ていると同じアニメが見られますが、これらは一般に市販されてい
るアニメ集からの画像と思われます。こうしたものを拝借して自作のHPに入れことも
できますが、なんと言ってもオリジナルアニメを作ることにそのHPの魅力を一層感じ
ます。
　簡単な解説になりましたがこれらをヒントに自分なりのHP作成に取り組んで下さ
い。知人間で紹介し会えばより効果的な情報交換ができます。業務に活用すれば費用
をかけずに自作の業務案内のHPがタイムリーに更新でき、より良いPR活動ができると
思います。
　

　多くのパソコン愛好者が年賀状を作成する時、年賀状作成用のソフトを利用されて
いると思います。もちろんそれなりに便利なことは多くあります。しかしExcelには
それらに無い、便利な機能があることを、ここでは年賀状作成例で紹介します。
以前、Excel　VBAに付いて投稿しました。今回はその具体的な一活用例です。

住所はWindowの「はがき宛名書き」のソフトを活用します。年賀状の紙面作成は
Excelで作成します。用紙は「はがき」サイズに設定します。さらに印刷範囲の設
定をはがきのサイズで実行します。こうすれば画面の周囲に書き込み情報があっても
印刷はされません。
画面構成は皆さんのお好みの画面を作成してください。オリジナルの絵、既存の画
像、デジカメからの写真など自由に作成してください。問題はその画面に年賀の挨拶
文の挿入をする方法です。
年に一度の挨拶の場合も多く有ると思います。親類、旧友、勤め先の人、親友、これ
か親交のあると思われる人など、差し出す相手により、それぞれ挨拶文を変えると、
より心のこもった、適切な賀状となると思います。
賀状の文は短くまとめたものとします。印刷範囲の、例えば最下行に挿入できる程度
の短文をとします。
印刷画面の、枠から外れた各行に、それぞれの挨拶文を作成しておきます。文は幾つ
あってもよろしい。
例えば親友宛の文を選択→「コピー」→印刷範囲の最下行のセルを選択→「貼り付
け」の操作をすれば選択した宛先用の文が賀状に挿入されます。
この操作を宛先に応じて行えば容易に内容を変えた挨拶文の賀状ができます。

この操作はExcelの基本機能の「コピー」、「貼り付け」を活用したものです。一歩
勧めてマクロの記録機能を利用して、動作のマクロ文を作成すればさらに効率良く文
章選択ができます。
マクロ文を作成するため、VBAのマクロの記録機能活用します。
メニューバーにより「表示」→「ツールバー」と選択し→「Visual Basic」のツール
バーを表示させ、ツールバーの「マクロの記録」を「ON」にします。
この状態で該当文を選択し「コピー」→画面の最下行を選択→「貼り付け」→マクロ
の記録OFFと実行します。
次に「Visual Basic」のツールバー「Visual Basic Editor」をクリックします。記
録されたマクロ文が表示されます。
これを一般化するために最初に選択されたセルの列、行を、例えば
X=ActiveCell.Column、Y=ActiveCell.Rowと定義し、変数に置き換えます。こうすれ
ば文章のどれを選択しても「X」と「Y」により選択された文章のセルを表示させるこ
とができます。セルCells(Y, X)は選択された文章のセルを表すことになります。
こうして編集したマクロ文を画面上に設けたボタン、たとえば「テキストボックス」
により「入力実行」と命名したボタンに関連づければボタンワンクリックで選択した
文章が印刷画面に入力されます。
操作は極めて簡単になり効率良く文章の選択ができます。Excel は市販の賀状ソフト
にないメリットが多くあります。是非こうした機能の活用をお勧めします。
マクロ文作成の詳細説明は割愛します。その代わり下記の書籍を紹介させて頂きま
す。
文芸社出版　「気軽に使おう Excel VBA」

今回はExcelによる表作成について基本的な事項の一点に絞り解説します。
データ整理などで表作成をする場合、表が縦長になり、プリントアウトした場合に副
数ページに渡る場合がよくあります。そんな時各頁の行のトップ部分に、項目が表示
されてると大変わかりやすい表作成ができます。
一般的に考えますと各ページの切れ目を見つけ、その最初の部分に必要行数を挿入
し、項目名を入力すればよいと考えられます。　もちろんそれもできます。しかし頁
が何ペーにも渡る場合、その作業はちょっと面倒です。ましてや途中に行を追加した
り、削除をした場合は再度項目行の位置調整が必要になり、これまた大変な作業とな
ります。
そこで次のことを覚えて下さい。
例えば表を作成後、項目の記入された行が3行目と4行目に有るとします。
操作は、メニューバーの「ファイル」をクリック→表示された項目の「ページ設定」
→「シート」と選択し、「行のタイトル」のダイアログボックスをクリックします。
このダイアログボックスに2行と4行を入力します。入力方法は左端の行番号の4と5の
ドラッグ操作により選択します。この状態でボタン「OK」をクリックして操作終了で
す。
この方法で項目行を設定すれば自動的に各ページの先頭部分に項目が表示されます。
行の追加、削除があっても再編集をする必要はありません。
作成した表が横長の場合は列の項目が各ページに対して必要となります。列に対して
も同様の操作で列の見出しの設定ができます。
　

　今回はExcelにより作成した表、文書などの、印刷時の裏技を紹介します。
こうした技を積み重ねることにより、効率よい文書作成ができます。

表、文書などの作成をし、プリントアウトをする場合、作成された表、文書などが紙
面全体の中央に配置したい場合の技です。一般にはExcel画面上で、作成時にどの列
からスタートするか、叉は作成後セル巾などを調整、表、文書を移動等をし、設定用
紙サイズの中央に位置するよう工夫します。

ここではそうした作成時の調整は全く考えなくても、紙面の中央に作成した表、文書
が印刷される方法です。
さてその手順を紹介します。

メニューバーの「印刷プレビュー」をクリック
→表示されたダイアログボックスの「設定」をクリック
→表示されたダイアログボックスの「余白」をクリック
→表示されたダイアログボックスの「ページ中央」内に□に対して「水平」の表示が
あります。この□にをクリックしチェックマークを入れます。
→「OK]をクリックします。

この設定後プレビューに表示される紙面には作成された表、文書はシートの水平方向
の中央に位置しています。
これで印刷を実行すればOKです。
垂直方向に対しても同様な方法で主直方向の中央に位置して印刷ができます。

こうした技に有効な書類は
.簡単な内容の掲示用通達事項、.緊急連絡事項等、短い文書に対して有効と思いま
す。
もちろん一般的な表、文書に対しても有効です。

簡単な内容の解説ですが意外と知られていない技と思います。.
ご活用ください。
　

　今回も簡単な内容の解説です。
Excelで作成された文書などで文章の末尾が切れている書類にお目にかかったことはありませんか。
Excel画面で「完璧、良しプリントだ！」とプリントアウトをしたら文字欠け、文書欠けを発見。時には書類が出回ってしまっていたなどの失敗があります。初期の文書作成時にはよくこうしたことを経験しました。

なぜか、はわかりません。本来は両画面は同じ状態で表示されるべきです。ソフトの「バグ」などとは言ってもしようがありません。現状を受け入れ、不具合を避けて使う工夫をするのがよろしいでしょう。

そこでちょっとした注意を払いExcelを活用しましょう。
Excelで作成した文書はプリントアウトの前に必ず「プレビュー画面」で表示状態を確認することです。
プレビュー画面で思惑通りに表示されていればOKです。もし文字欠け、文章欠けなどがあればExcel画面に切り替え、プレビュー画面で正しく表示されるように修正をします。
こうした事実を知ったうえで文書作成をすれば失敗は避けられます。

こうした問題が生ずるのはスタートのセルから後続のセルに渡り連続して文字入力をする
場合によく生じます。

この問題を避けるには次のように設定をすれば避けられます。
一つのセルに全文表示したい場合は
メニューバーの「書式」→「セル」→「配置」→「折り返して全体を表示する」叉は
「縮小して全体を表示する」にチェックマークをいれる→「OK」
表作成などでは表のレイアウトの関係でこうした表示方法を避けたい場合もあります。

色々使い方はありますので都度使い分けてください。

Excelも奥が深く、色々な機能があります。不具合が生じたときは「どうしたら避け
られるか」と考え、その方法を探り出して下さい。きっと代替方法が発見できます。
　

表作成をする時、表の各列や行に項目名を入力し表の基本形を決定します。次
に表に従って数値、文字情報を入力します。この時入力数値の桁数又は入力文
字数の多少があり設定したセル内に収まりきれない場合があります。
この時にどうするかの基本操作について解説します。

1セル内に、「縮小して全体を表示する」又は「折り返して全体を表示する」な
どの設定は「セルの書式設定」→「文字の制御」
により設定できますが、時に「縮小したくない」、「折り返したくない」場合
があります。
ここではその方法について解説します。

文字の縮小、折り返し表示をしなく、セル幅を必要最小限の大きさ（文字の縮
小はなし）に自動設定する方法です。

1.　特定の列を数値の桁、文字の数の最大のセルに自動設定する場合は該当列
のアルファベット右側の境界線上にカーソルを移動させ、マウス左をダブルク
リックします。セル幅は自動的にその列に入力されている最長の数値の桁数又
は最大の文字数のセル幅に自動的に設定されます。

2.　自動設定を表全体に一気に適応したい場合は「列の最左、行の最上」のコ
ーナのセルをマウス左クリックし、画面全体を選択します。この状態で列表示
のアルファベットの任意の境界線上にセルを移動させ1項と同様にマウス左ダブ
ルクリックします。表全体に渡りセルのサイズが最適な長さに一気に自動調節
されます。

表が大きい場合は大変便利です。
但し時に表の外に表のタイトルなどが入力されその文字数が多い場合があり、
それに従ってセル幅が拡大されます。その場合は列のアルファベットのセルの
境界線上にマウスを移動させ、手操作によりセル巾を調節、又は一時的にタイ
トル記入のセルをずらし、1項と同様にして該当セル幅を自動調節し、その後タ
イトルセルを元に戻します。

これはちょっとした裏わざとして紹介します。
Excelの画面において数学、工学関係の文章を作成時、数値の階乗表示（たとえ
ば10の三乗）などはよく使用されます。をどうすれば表示できるかと言うこと
です。通常はセルに「103」と入力し「3」のみを選択し（黒く変色し）メニュ
ーバーの「書式」→「セル」→「文字飾り」→「上付き」またはマウス「右ク
リック」→「セルの書式設定」→「上付き」と操作しますが、この方法では成
功しません。
通常セルに数値を入力する場合、セルの表示形式は「標準」の状態であり「数
値」として認識されます。この状態ですと「三乗」の表示は残念ながらできま
せん。
そこで該当セルの表示形式を「書式」→「表示形式」→「文字列」に設定します。
この状態で「103」と入力した場合「103」は文字として認識され、前述の操作
をすれば「10の三乗」の表示に成功します。
セルを「文字列」の表示形式にしない場合は操作途中で「三乗」形式は一時的
に表示されますが、「Enter」キーで確定しようとすると表示が消えてしまい
ます。
文字表示で「aの3乗」表示に対してはセルに「a」と入力時点で文字として認識
がされるため、たとえセルの表示形式が「標準」であっても「上付き」表示が
できます。
この件は実際に表現する方法がわからず困ったことがあり、いろいろ試した結
果ここに到達しました。
ご参考になればと思います。
　

工学関係の表示として寸法差を表記する場合、例えば　Φ50　+0.01, -0.02
などと表示する場合どうするかと言うことです。便宜的にこの表示と同じよう
にすれば理解はできますが、実際には色々不便が生じます。

Excelの基本機能として上付き、下付きなどの機能があります。これは何れか
一方のみの利用が可能で、一数値に対して上付き、下付きを同時に利用するこ
とができません。

そこで下記の技を紹介します。
基本機能の「テキストボックス」をクリック→テキスト内に「+0.01」を入力→
リターンで行変え→「-0.02」を入力→テキストボックスの枠を選択し→右ク
リック→「テキストボックスの書式設定」をクリック→「色と線」をクリック→
「塗りつぶし」の色の「塗りつぶしなし」をクリック→「線」の「線なし」を
クリック以上で寸法差の表示形式は整いました。つまり上下二段の表示ができ
たということです。

次に表示されているた数値のサイズに対してバランスが取れた寸法差のフォント
サイズを設定し、数値に対して右方に、バランスの取れた位置に接近させます。

テキストボックスの「塗りつぶしなし」とした理由は、塗りつぶし（白）がある
場合、寸法差の入ったテキストボックスをＥｘｃｅｌのセルに入力されている数
値に近づた場合、塗りつぶしたテキストボックスの色により数値が隠れしまい、
寸法差を記入したテキストボックスをバランスよく数値に接近させることができ
ないからです。

この方法は一般部品加工業界においては加工寸法などのデータ整理の表作成には
大いに活用できます。